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Datenschutz im ärztlichen Praxisalltag mit einplanen

Wie kann man Datenschutz im ärztlichen Praxisalltag mit einplanen. Hierfür sind Praxisorganisation und Kontrolle gefragt. Doch wie verhält es sich mit den räumlichen Voraussetzungen?

Patientendaten sind sensible Gesundheitsdaten und damit besonders schutzwürdig. Allein die Tatsache dass ein Patient in der Praxis war, unterliegt der Schweigepflicht und darf nicht unbefugt an Dritte offenbart werden.

Um die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben realisierbar und anwendbar im Praxisalltag gestalten zu können, müssen rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen gegeben sein.
Vorraussetzungen Personelle Rechte und Pflichten, Bestellung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten, Erarbeitung, Weisung und Kontrolle von individuellen Verfahren der Praxis auf der einen Seite.

Physische Rahmenbedingungen, die sich innerhalb der Praxisräume ergeben, auf der anderen Seite. Die Praxisorganisation laut § 9 BDSG, das gegebene Raumprogramm, die Raumfunktionen und die Laufwege beeinflussen die Arbeitsabläufe.

Zentraler Punkt ist der Anmeldebereich, in jeder Praxis.

Diskretion bei „öffentlichen" Telefonaten mit Patienten oder zur Terminvergabe ist tägliche Praxis. Ist an der Rezeption genügend Sichtschutz gegeben, damit Terminbücher, Monitore, Rezepte und Befunde von Patienten und Dritten nicht eingesehen werden können?

Sind Passwörter und Zugriffskontrollen für PC oder Tablet vergeben und kurze Bildschirmschonerintervalle eingestellt?

Der Empfang vertraulicher Information über Fax muss gewährleisten, dass das Faxgerät vor unbefugter Kenntnisnahme platziert ist (Backoffice / Büro).

Schulung für Mitarbeiter, Telefonate so zu führen, dass der Patient alle relevanten persönlichen und sensiblen Gesundheitsdaten mitteilt, ohne diese selbst im Gespräch zu erwähnen und die Identität des Anrufers zu sichern.

Geschützter Bereich für die Arbeit mit Patientendaten

Besser noch ist ein geschützter Bereich, in denen Mitarbeiter ungestört Patientendaten eingeben, sichern und medizinische Sachverhalte mit Krankenkassen, MDK oder dem Patient ungestört besprechen können.

Bei Praxisneuplanungen bietet sich hierfür ein BackOffice Bereich an, der idealer Weise an den Anmeldebereich angegliedert ist, jedoch über ausreichend Sicht- und Schallschutz sowie einer Zugriffskontrolle verfügt. Neben einem BackOffice am Empfangsbereich, bietet sich auch ein separates und abschließbares Büro an, in dem der Datenschutz in der Praxisorganisation einen geschützten Bereich findet.

Bestellung externer Stellen mit Aufgaben in der Praxis

Werden externe Stellen wie Reinigungspersonal, Wartungsunternehmen, Handwerker oder Aktenvernichter mit Aufgaben in der Praxis beauftragt, so muss dies zwingend vertraglich gemäß § 11 BDSG geregelt und festgelegt werden.

Der organisatorische Datenschutz in der Praxis, wird maßgeblich von den gegebenen räumlichen Strukturen beeinflusst

Der organisatorische Datenschutz in der Praxis, wird maßgeblich von den gegebenen räumlichen Strukturen beeinflusst, welche sich in der Regel nicht so einfach verändern lassen. Daher gilt es bei Praxisneuplanung, Praxiserweiterung und Praxisumbau die Gelegenheit zu nutzen, die Praxisplanung auch unter den Prämissen des organisatorischen Datenschutzes in der Praxis zu betrachten und geeignete Maßnahmen im Raumprogramm umzusetzen.

In bestehenden Praxen können kleinere Maßnahmen, wie Zutrittskontrollen an Türen, Optimierung von Bauteilen hinsichtlich des von Schall- und Sichtschutzes vorgenommen werden.

Quelle / Veranstaltung: Datenschutz bei Patientendaten - Fallstricke im ärztlichen Alltag / KV Sachsen BGST Leipzig • Braunstraße 16 • 04347 Leipzig • 11.05.2016

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Holger Brummer

Autor Holger Brummer schreibt als Unternehmer aus seiner Praxis für Praxen. Als Inhaber seines Unternehmens PraxenProfi® ist er Experte und Ansprechpartner rund um alle Fragen zu Standort, Errichtung, Entwicklung und Erhaltung von Praxen für Ärzte, Zahnärzte und Therapeuten.

12.05.2016 | Rubrik: Praxis Schutz, Praxis im Betrieb, Tipps & Tricks | 0 Kommentare

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